Бізнес-процеси і найм співробітників: про що варто пам’ятати

Усталений порядок дій, необхідних для досягнення певного результату, називається процесом. Тож якщо ми говоримо про діяльність компанії, то розуміємо, що вся вона складається з низки пов’язаних бізнес-процесів. І від того, чи усвідомлює це компанія, чи ні, чи займається налаштуванням бізнес-процесів, чи ні, бізнес-процеси не зникають – вони існують завжди. 

Найм співробітника в компанії теж є бізнес-процесом, бо для цього нам потрібно виконати ряд дій – підготувати опис вакансії, поширити інформаційними ресурсами, обробити ряд заявок та провести інтерв’ю. І це тільки початок пов’язаних між собою дій, необхідних для досягнення результату. Для того, щоб він був ефективним, ці процеси також потребують налаштування. Розповідаємо, як можна налаштувати процеси з пошуку та найму співробітника до компанії. 

Якщо процеси з найму співробітника описані, то у нас є розуміння:

  • його обов’язків
  • бюджету
  • чи потрібно залучати до цього внутрішні кадрові ресурси, чи потрібно шукати людей поза межами компанії. 

Якщо ж процеси не описані, тоді ми стикаємось з наступними факторами: 

  • описаних обов’язків в нас немає, або вони є та не відповідають реальності, тому ми шукаємо людину, не розуміючи, що саме вона має робити в компанії. Це займає багато ресурсів,
  • ми не знаємо, які канали та ресурси залучити до пошуків,
  • у нас немає чіткого розуміння бюджету.

Якщо з розумінням точки старту все ясно, то що відбувається, коли кандидат вже ніби і є, проте потрібно його провести через випробувальний термін? Що ж, розповідаємо, які нюанси очікують нас на цьому шляху, в залежності від того, чи має компанія описані бізнес-процеси. 

Якщо процес проходження випробувального періоду описаний, тоді: 

  • є документ, в якому зафіксовані обов’язки людини,
  • у нас є план випробувального періоду, план комунікацій та отримання зворотнього зв’язку, розуміння, що людина буде робити в перший тиждень, другий тощо, 
  • маємо підготовлене робоче місце.

Якщо в нас немає плану випробувального періоду:

  • витрачаємо час багатьох членів команди на підготовку робочого місця, 
  • в перший же день людину або “кидають” одразу в проєкт, або вона знайомиться з сайтом, соціальними мережами тощо, щоб усвідомити всі контексти і свою роль в них,
  • відсутнє розуміння правил в компанії про те, до кого і з якими питаннями звертатись,
  • немає розуміння критеріїв проходження випробувального терміну. 

Як результат – різні очікування від проходження випробувального терміну і в роботодавця, і в кандидата. 

В нашій роботі ми часто стикаємось із запитом клієнта на скорочення періоду “вводу” в курс справ нового співробітника від 2-х місяців до 2-х тижнів. Безумовно, мова йдеться перш за все про гроші, бо якщо, наприклад, в компанію за рік приходить 40 нових фахівців із зарплатою в 20 тис. грн, то їх швидкий старт роботи замість довгого розгойдуванн обходить компанії від 1 млн грн. Проте якщо описати всі процеси блок-схемами із зрозумілими атрибутами, то працівники зможують оперативніше приступати до роботи і одразу виконувати свої завдання.

Ми переконані в тому, що компанія з описаними процесами:

  • більш приваблива, бо є розуміння правил гри,
  • отримує більше від працівника за короткий період часу, бо є база знань і не треба робити зайвих кроків,
  • заощаджує кошти на постійному винайденні велосипеда, адже вже все описано, тож просто бери і роби,
  • мінімізує ризик помилок, адже має контрольні точки,
  • в ній підвищується зрілість, бо з кожним працівником, який залишає компанію, знання та досвід не втрачаються,
  • у співпраці з такими компаніями клієнти отримують належний рівень сервісу і якості, а ще вони лояльні,
  • економить на консалтингу і постійній генерації ідей щодо покращення. Це все тому, що є системи збору зворотного зв’язку, його аналізу і розуміння, що з цим робити.

В системності сила, тож переходьте на світлу сторону!